Hacerte cargo de las expectativas en el lugar de trabajo

En las dinámicas laborales es muy fácil caer en la ansiedad por la incertidumbre en cuanto a lo que esperan los otros de nosotros. Una autoexigencia en combinación con el perfeccionismo puede provocar una experiencia desgastante en el día a día. Si nos basamos en suposiciones para hacer las tareas que nos asignan no solamente gastaremos energía tratando de resolver entendimientos ambiguos sino que además la productividad no será la mejor.

Está claro. Es importante, para las partes involucradas, construir expectativas razonables. Para ello es necesario hablar con honestidad y utilizar un lenguaje basado en lo tangible.

Si tenés a cargo un proyecto y de repente tu jefe te pide entregar un reporte "cuanto antes" y vos no te hacés cargo de construir expectativas claras, te llevarás, sin saberlo, un cúmulo de ambigüedades relacionadas a las cosas que no están en tu control: las consecuencias de no entregarlo a tiempo(aunque no se haya definido el tiempo), la opinión de tu jefe al no hacer un buen trabajo(lo que sea que eso signifique), las cosas que dejarás de hacer por cumplir con la tarea(por no definir prioridades), los pensamientos de sabotaje por empezar a dudar de tus capacidades, etc.

¿Cómo construir expectativas razonables?

Reconocer que ante las solicitudes y tareas, las personas involucradas van a esperar un resultado, nos deja con la responsabilidad de definir expectativas como acuerdos.

Aquí te va una guía de 6 cosas a tomar en cuenta cuando se te asignen tareas adicionales en tu trabajo.

1. Preguntá por el plazo de entrega esperado: fecha y hora.
2. Negociá según tus posibilidades el plazo de entrega, de ser necesario.
3. Hacé saber tu realidad: los proyectos en los que estás trabajando, tu voluntad para hacerlo de una buena manera, tus capacidades para lograrlo, los recursos que necesitarás.
4. Definí prioridades en conjunto con la persona que te hizo la solicitud.
5. Preguntá los detalles necesarios para saber qué es lo que espera la persona solicitante: ¿cómo ve el resultado?, ¿qué detalles debés tomar en cuenta?, ¿qué quiere obtener de tu tarea?, ¿cuál es la intención de la tarea?, ¿cuál es la utilidad de la tarea?, ¿quiénes más podrían estar involucrados para completar la tarea?, etc.
6. Al final de esta pequeña negociación debés de tener claro exactamente, la prioridad, la tarea que has asumido y el resultado que entregarás.

Por ejemplo:

Situación A.

Manager: María, ocupo que me hagás un reporte de los casos que aún están en proceso de atención en servicio al cliente. Pasámelo lo antes posible. María: Ok.

María se va sin preguntar nada y en medio de todo lo que ya tiene que hacer en su día a día, se queda pensando en el cúmulo de trabajo que tiene y lo mucho que está pendiente. Le llega un sentimiento de ansiedad que la hace sentir abrumada y hasta piensa en postponer una salida a cenar con sus amigas más tarde, con tal de cumplir con lo solicitado. Ella no se da cuenta de que se está construyendo una película por la falta de información. La experiencia se vuelca en su contra, dudando de sus capacidades y creando un desbalance en su vida.

Situación B.

Manager: María, ocupo que me hagás un reporte de los casos que aún están en proceso de atención en servicio al cliente. Pasámelo lo antes posible.
María: Ok, listo. ¿Será que te lo puedo entregar para el viernes a las 2 pm, sin problemas? Es que estoy trabajando en un proyecto que tengo como prioridad en este momento y me está demandando prácticamente todo el día por las reuniones y las tareas asociadas.
Manager: Uy, en realidad lo ocupo para el jueves.
María: Ok, podría entregarlo el jueves a las 10am. ¿Eso estaría bien?
Manager: Perfecto. Lo espero en mi correo a las 10am del jueves.
María: Perfecto. Solo para tenerlo claro, ¿qué indicadores debo tomar en cuenta para que te sea útil mi reporte?
Manager: Ok, ocupo que me indiqués nombre del cliente, correo, número de teléfono, número de caso, fecha de apertura de caso, nombre del agente a cargo y la fecha del último contacto.
María: Anotado. Parece que es más fácil de lo que imaginaba... probablemente te lo entregue mañana miércoles al final de la tarde, a las 5pm.
Manager: ¡Muchas gracias!

Esta es una versión resumida de todo lo que puede ocurrir en una interacción para aclarar las expectativas. Pero, lo que quiero que te llevés es la posibilidad y responsabilidad para interactuar con la intención de construir acuerdos. Con esto, mejorar tu experiencia emocional y tu calidad de vida. Además del reconocimiento inevitable por tus habilidades de comunicación que impactan tu diligencia y relaciones. El éxito depende de tus habilidades de comunicación. La vida que querés vivir depende de tus habilidades de comunicación.

Jorge